Trong gia đình, uỷ quyền là cách để một người lớn làm thủ tục thay người thân vắng mặt: con làm giấy tờ cho bố mẹ già, vợ đi làm hộ chồng đang công tác xa. Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc uỷ quyền được lập thành văn bản, ghi rõ phạm vi và thời hạn; việc liên quan nhà đất, ngân hàng thường đòi văn bản có công chứng hoặc chứng thực. Với con chưa đủ 18 tuổi thì không cần uỷ quyền, vì cha mẹ đã là người đại diện theo pháp luật của con.
Hai kiểu đại diện trong nhà
Bộ luật Dân sự 2015 chia đại diện thành hai loại. Hiểu điều này sẽ biết lúc nào cần giấy uỷ quyền, lúc nào không.
| Loại | Có từ đâu | Ví dụ trong gia đình |
|---|---|---|
| Đại diện theo pháp luật | Luật quy định sẵn, không cần ký giấy | Cha mẹ đại diện cho con chưa thành niên; người giám hộ đại diện cho người được giám hộ |
| Đại diện theo uỷ quyền | Do người uỷ quyền tự lập văn bản giao cho người khác | Bố mẹ già nhờ con trai đi làm thủ tục; chồng đi xa nhờ vợ nhận giấy tờ |
Vợ chồng cũng có thể đại diện cho nhau, và Luật Hôn nhân và gia đình 2014 có những quy định riêng về việc này, nhất là khi định đoạt tài sản chung có giá trị lớn như nhà đất. Trường hợp như vậy nên hỏi công chứng viên trước khi làm.
Giấy uỷ quyền và hợp đồng uỷ quyền
Người ta hay nói "làm cái giấy uỷ quyền", nhưng thực tế có hai dạng:
- Hợp đồng uỷ quyền được Bộ luật Dân sự quy định rõ: hai bên cùng ký, bên được uỷ quyền nhận làm việc và có nghĩa vụ với bên uỷ quyền. Hợp đồng có thể có thù lao hoặc không.
- Giấy uỷ quyền là cách gọi quen trong thực tế cho văn bản một bên giao việc, thường dùng cho việc đơn giản như nhận hộ giấy tờ, nộp hồ sơ.
Nơi tiếp nhận thủ tục có thể chấp nhận dạng này mà không chấp nhận dạng kia, đặc biệt ngân hàng và văn phòng công chứng. Nên hỏi trước nơi mình sẽ nộp.
Về thời hạn: nếu văn bản không ghi và luật không có quy định khác, thời hạn uỷ quyền theo Bộ luật Dân sự là một năm kể từ ngày xác lập. Tốt nhất là ghi rõ.
Văn bản uỷ quyền nên ghi những gì
- Thông tin hai bên: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú.
- Nội dung uỷ quyền cụ thể: làm thủ tục gì, tại cơ quan nào. Ví dụ "nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp bản sao trích lục khai sinh tại UBND phường…" thay vì "thay mặt làm mọi việc".
- Phạm vi: được ký giấy tờ gì, được nhận tiền hay không.
- Thời hạn: từ ngày nào đến ngày nào, hoặc đến khi xong việc.
- Chữ ký của bên uỷ quyền (và bên được uỷ quyền với hợp đồng uỷ quyền), kèm chứng thực hoặc công chứng khi cần.
Phạm vi hẹp, thời hạn ngắn là cách bảo vệ cả hai bên.
Người được uỷ quyền có trách nhiệm gì
Nhận làm thay không chỉ là cầm giấy đi nộp. Theo Bộ luật Dân sự, bên được uỷ quyền phải làm đúng phạm vi được giao, báo cho bên uỷ quyền biết việc đã làm, bảo quản giấy tờ được giao, giữ bí mật thông tin biết được, và giao lại giấy tờ, tiền, kết quả khi xong việc. Trong nhà, điều này dịch ra rất giản dị: xong việc thì báo lại, đưa lại giấy tờ gốc, giữ biên nhận.
Những việc thường gặp và lưu ý
Thủ tục hộ tịch
Nhiều thủ tục hộ tịch như xin bản sao trích lục được uỷ quyền cho người khác làm thay. Có những việc bắt buộc đương sự có mặt và không được uỷ quyền, tiêu biểu là đăng ký kết hôn. Theo hướng dẫn về hộ tịch, khi người uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột của người được uỷ quyền thì văn bản uỷ quyền có thể không cần chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ. Chi tiết nên hỏi bộ phận một cửa UBND phường, xã.
Lĩnh lương hưu, trợ cấp thay ông bà
Cơ quan bảo hiểm xã hội và điểm chi trả thường có mẫu giấy uỷ quyền riêng cho việc lĩnh thay lương hưu, trợ cấp. Hỏi tại điểm chi trả để dùng đúng mẫu, đúng thời hạn hiệu lực.
Ngân hàng
Mỗi ngân hàng có quy định riêng về uỷ quyền giao dịch: có nơi yêu cầu mẫu của ngân hàng, có nơi chấp nhận văn bản công chứng. Đến quầy hỏi trước khi bố mẹ già phải đi lại nhiều lần.
Nhà đất
Đây là vùng rủi ro nhất. Uỷ quyền liên quan nhà đất thường phải công chứng. Văn bản cho phép người khác "toàn quyền định đoạt, chuyển nhượng, thế chấp" nhà đất là văn bản cực kỳ nặng ký. Đã có không ít chuyện người già ký giấy uỷ quyền mà tưởng là giấy nhờ làm sổ, rồi mất nhà. Trước khi ký, đọc to từng dòng, hỏi công chứng viên giải thích, và không ký khi đang bị hối thúc.
Người nhà đang ở nước ngoài
Con cái đi làm, đi học ở nước ngoài muốn uỷ quyền cho bố mẹ ở nhà làm thủ tục. Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài có thể được chứng nhận tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, hoặc lập theo thủ tục của nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự. Cách nào được chấp nhận tuỳ nơi nhận ở Việt Nam; hỏi rõ trước để khỏi gửi giấy tờ qua lại nhiều lần.
Chấm dứt uỷ quyền
Uỷ quyền chấm dứt khi hết thời hạn, khi việc đã xong, khi một bên chết, hoặc khi bên uỷ quyền huỷ bỏ. Muốn huỷ uỷ quyền trước hạn, nên làm văn bản huỷ (với văn bản đã công chứng thì huỷ tại nơi công chứng theo hướng dẫn) và thông báo cho người được uỷ quyền cũng như nơi đang làm thủ tục, để họ không tiếp tục nhận văn bản cũ.
Một buổi nói chuyện nên có trong nhà
Khi bố mẹ bắt đầu yếu, chuyện ai đi làm giấy tờ cho bố mẹ nên được bàn thẳng, có mặt các anh chị em. Ghi rõ việc gì giao cho ai, giấy uỷ quyền để ở đâu, ai giữ bản sao. Minh bạch trong nhà tránh được hiểu lầm sau này. Khi người thân không còn đủ năng lực tự quyết, đó lại là câu chuyện giám hộ, có thủ tục riêng; cần thì hỏi luật sư hoặc phòng tư pháp.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền có cần công chứng không?
Không phải lúc nào cũng cần. Việc liên quan nhà đất, ngân hàng thường yêu cầu công chứng hoặc chứng thực; một số thủ tục hộ tịch giữa người thân trong gia đình có thể không cần chứng thực nếu chứng minh được quan hệ. Hỏi trước nơi sẽ nộp.
Giấy uỷ quyền có thời hạn bao lâu?
Theo thời hạn ghi trong văn bản. Nếu không ghi và luật không có quy định khác, Bộ luật Dân sự 2015 tính thời hạn uỷ quyền là một năm kể từ ngày xác lập.
Cha mẹ làm giấy tờ cho con nhỏ có cần uỷ quyền không?
Không. Cha mẹ là người đại diện theo pháp luật của con chưa thành niên, nên được làm thủ tục cho con mà không cần văn bản uỷ quyền, chỉ cần giấy tờ chứng minh quan hệ khi được yêu cầu.
Đăng ký kết hôn có uỷ quyền được không?
Không. Luật Hộ tịch yêu cầu hai bên nam nữ cùng có mặt khi đăng ký kết hôn, nên không thể uỷ quyền cho người khác làm thay.
Huỷ giấy uỷ quyền thế nào?
Lập văn bản huỷ uỷ quyền, với văn bản đã công chứng thì làm tại tổ chức hành nghề công chứng theo hướng dẫn. Báo cho người được uỷ quyền và nơi đang làm thủ tục để họ không dùng văn bản cũ.
